Monelle yrityksen omistajalle kirjanpito-ohjelmiston vaihtaminen tuntuu suuremmalta asialta kuin se todellisuudessa on. Mitä tapahtuu olemassa olevalle datalle? Voiko vaihtoa tehdä kesken vuoden? Meneekö kaikki sekaisin?

Lyhyt vastaus: ei. Prosessi on suoraviivaisempi kuin miltä se näyttää — kunhan tietää, mitä odottaa.

Milloin vaihtaminen on järkevää?

Ohjelmisto toimii sinua vastaan

Jos käytät enemmän aikaa työkalun kanssa taistelemiseen kuin itse kirjanpidon tekemiseen, se on merkki. Hyvä kirjanpito-ohjelmisto ei vaadi talousalan taustaa. Se ohjaa sinua, ehdottaa kategorioita ja hoitaa rutiinitehtävät automaattisesti.

Hinta ei vastaa arvoa

Vanhat ohjelmistot veloittavat usein ominaisuuksista, joita et käytä. Jos maksat kuukausittain työkalusta, joka vaatii edelleen tunteja manuaalista työtä, kannattaa laskea, mitä tuo aika todella maksaa.

Yrityksesi on muuttunut

Toiminimestä osakeyhtiöksi siirtyminen, verkkokaupan lisääminen, ensimmäisen työntekijän palkkaaminen — nämä muutokset tarkoittavat joskus sitä, että vanha ohjelmistosi ei enää vastaa todellisia tarpeitasi.

Pankkiyhteyttä ei ole

Pankkitilin tilitapahtumien manuaalinen lataaminen on hidasta ja altista virheille. Nykyaikainen kirjanpito-ohjelmisto muodostaa yhteyden pankkiisi automaattisesti ja hakee tilitapahtumat reaaliajassa.

Milloin vaihtaa — tilikauden alussa vai kesken vuoden?

Yleinen neuvo on vaihtaa uuden tilikauden alussa, 1. tammikuuta. Silloin aloitat puhtaalta pöydältä eikä kuluvan vuoden kirjauksia tarvitse siirtää.

Vaihtaminen kesken vuoden on myös täysin mahdollista. Tuot alkusaldot siirtopäivämäärän mukaan ja jatkat siitä eteenpäin. Ennen vaihtoa oleva data säilyy vanhassa ohjelmistossasi arkistona.

Käytännössä monet yrityksen omistajat odottavat vuoden vaihdetta. Mutta jos nykyinen ohjelmistosi aiheuttaa jatkuvasti ongelmia, vaihtaminen kesken vuoden on parempi vaihtoehto kuin odottaa puoli vuotta.

Miltä prosessi todellisuudessa näyttää

1. Saata kirjanpitosi ajan tasalle

Varmista ennen vaihtoa, että nykyinen ohjelmistosi on ajan tasalla. Kaikki kuitit on kirjattu, laskut kohdistettu ja tiliotteet täsmäytetty.

2. Vie tärkeimmät raportit konesiirtona

Lataa tuloslaskelma, tase ja pääkirja vanhasta ohjelmistosta. Nämä toimivat viitepisteenäsi ja varmuuskopionasi.

3. Syötä alkusaldot

Uuteen ohjelmistoon syötetään alkusaldot — joko tilikauden alusta tai siirtopäivästä, jos siirryt kesken vuoden. Tämä on yleensä yksinkertaisempaa kuin miltä se kuulostaa.

4. Yhdistä pankkisi ja aloita

Kun pankkiyhteys on aktiivinen, tilitapahtumat siirtyvät automaattisesti. Ensimmäiset kirjaukset tapahtuvat melkein itsestään.

Mitä vanhalle datalle tapahtuu?

Se säilyy vanhassa ohjelmistossasi. Yleensä pääsysi säilyy jonkin aikaa peruutuksen jälkeen, mikä on tärkeää, koska Suomessa kirjanpitoaineistoa on säilytettävä kuusi vuotta. Varmista, että arkistosi on saatavilla jossakin muodossa.

Jotkut ohjelmistot mahdollistavat historiatietojen tuomisen uuteen järjestelmään, mutta useimmille pienille yrityksille tämä on tarpeetonta ylimääräistä työtä. Tärkeintä on, että tiedot ovat saatavilla.

NoCFO tekee vaihtamisesta suoraviivaista

NoCFO sisältää aloituspalaverin jokaisen maksullisen tilauksen yhteydessä. Käymme läpi tilanteesi, siirrämme tietosi ilmaiseksi — mukaan lukien kesken vuoden tehtävät vaihdot — ja varmistamme, että kaikki on määritetty oikein ennen kuin jatkat.

Pankkiyhteyden muodostaminen vie muutaman minuutin. Yli 2 500 eurooppalaista pankkia on tuettu ilman lisäkustannuksia.

Kokeile ilmaiseksi osoitteessa nocfo.io.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko kirjanpito-ohjelmistoa vaihtaa kesken vuoden?Kyllä. Tuot alkusaldot siirtopäivämäärän mukaan ja jatkat siitä eteenpäin uudessa ohjelmistossa. Ennen vaihtoa oleva data säilyy vanhassa järjestelmässäsi.

Mitä tapahtuu olemassa olevalle kirjanpitodatalle?Se säilyy vanhassa ohjelmistossasi. Suomen laki vaatii kirjanpitoaineiston säilyttämistä kuusi vuotta, joten varmista, että arkistosi pysyy saatavilla.

Kuinka kauan vaihtaminen kestää?Yleensä muutaman tunnin aktiivista työtä. NoCFO:n aloituspalaveri ja tiedonsiirto hoidetaan yhdellä kertaa.

Tarvitseeko minun osata kirjanpitoa vaihtaakseni ohjelmistoa?Ei. NoCFO ohjaa sinua prosessissa, ja tekoäly käsittelee kirjaus-ehdotukset automaattisesti ensimmäisestä päivästä lähtien.